VERDENS (MÅSKE) BEDSTE DIGITALE TIP (GRATIS)

af

A

f Christiane Vejlø

Jeg deler tit digitale tips som på den ene eller anden måde gør hverdagen nemmere. Jeg har især et tip, hvor reaktionen hver eneste gang er særlig positiv. Normalt noget i retningen af OK?, aha! og så -ej for fanden hvor er det fedt! Det vil jeg da også til at gøre. Vil du høre det tip?

Først lad os se på hvilket problem tippet løser. Kender du det med regninger, bon’er og alt muligt andet papir som bare hober sig op på køkkenbordet i bunker? Du ved du burde sortere og sætte i mapper. Især de ting som du ved du alligevel kommer til at samle til revisoren i sene nattetimer. Jeg har fundet frem til en genial løsning som fungerer perfekt. Det sparer mig tid, det får bunkerne væk, det sparer revisortimer, det holder styr på ting jeg gerne vil gemme og frem for alt så har jeg endelig den orden, som jeg altid har drømt om.

Og hvordan gør jeg så? Lad os sige jeg holder foredrag i Jylland og har en taxabon jeg vil gemme. Jeg har gjort det til en regel, at hver eneste gang jeg bruger mit firmakort holder jeg bon’en i hånden, indtil jeg har håndteret den. Det vil sige at jeg skanner den med det samme med en særlig skanne-app jeg har liggende på min mobil.

Gennem DocScan app’en kan jeg sende bon’en direkte i en Dropbox-mappe som min revisor har adgang til- og så kan jeg i princippet smide bon’en væk! (skat siger digitale papirer tæller lige så godt som analoge). Suverænt for en selvstændig erhvervsdrivende- og for alle jer andre.

Helt præcist sådan gør jeg:

1. Jeg har oprettet en Dropbox mappe til alle mine regnskaber. Min mappestruktur er som følgende: En mappe for hvert år. F.eks. REGNSKAB 2015- i den har jeg så en mappe for hvert kvartal. I hver af disse mapper har jeg så en IND og en UD mappe.

Dropbox_Logo1

2. Jeg har også oprettet en Dropbox mappe til andre kategorier af papir. Skat, Forsikring, Pension, Regninger, børnetegninger ect.

3. Jeg har downloadet app’en DocScanner (opdatering: Bruger nu app’en Piikki som er endnu bedre end DocScanner). Så har jeg brugt et par minutter på at sætte den i forbindelse med min Dropbox. Jeg har nu muligheden for direkte at sende skannede dokumenter til den rette mappe i Dropbox’en. Det vil sige, at når jeg står med en bon i hånden skanner jeg den og vælger så hvilken mappe den skal lande i. Samtidig holder selve app’en overblik over samlede udgifter i forskellige kategorier som f.eks. transport, papirartikler, forplejning ect.

doc-scanner

4. Sluttelig har jeg givet min revisor adgang til min Regnskabsmappe i Dropbox’en. (og min mand har adgang til mappen med skannede børnetegninger).

Jeg bruger det her trick til alt, jeg modtager med posten derhjemme. Resten har jeg allerede fået overført til eboks. Slut med papirsbunker. Orden på et øjeblik. Peace of mind tak! Jeg har andre ting at bruge mit liv på! Kan du bruge tippet? Eller har du måske selv et genialt digitalt tip selv? Så del det meget gerne i kommentarfeltet herunder.

Få flere tips til dit digitale liv i det ugentlige, gratis trendnyhedsbrev du får hvis du er Elektronista Insider. 

25 Svar
  • Anne
    april 24, 2013

    Fedt tip!

    Er helt oppe at køre ved tanken om at jeg kan komme af med alle papirerne derhjemme.

    Jeg har prøvet kræfter en enkelt gang med dropbox og det var ikke nogen succes. Kender du et link til en easy-guide?

    Mange hilsner
    Anne

  • Anne
    april 24, 2013

    PS. Kan Dropbox også bruges til opbevaring af fotos? Lige nu ligger vores på en ekstern harddisk, hvilket er fint nok. Men det kræver bare at man tager sig sammen til at lægge dem over jævnligt.

  • Torsten
    april 24, 2013

    Tak for tip. Har downloadet den, men har tilsyneladende ikke evnerne til at tage et skarpt foto med den. Er jeg den eneste? Instagram mv. virker mere bevendt.

  • Julie
    april 24, 2013

    Evernote er også fuldstændig genialt til det samme – og her kan man endda tagge alt – og iøvrigt opbevare billedfiler, pdf’er, tekstdokumenter osv. sammen. Fungerer utrolig godt.

    • Ulla weishaupt
      april 27, 2013

      Enig – jeg er stor tilhænger af evernote, har alt muligt i mapper lige fra opskrifter og familiefoto til kopi af vigtige papier forsikring, pas, kørekort mv. Så er det altid med også hvis jeg skalpe ferie. ;-)

    • Flemming Skovbjerg
      februar 3, 2015

      Evernote som lagerplads har ydermere den fordel at man kan søge efter tekst i billedet ( scan). Det gør det enkelt og nemt at finde en given udg. boon hvor man søger et bestemt oplysing

  • Louise Oksholt
    april 26, 2013

    Dét var fandme smart!
    Jeg er verdensmester i at lade kvitteringer ligge rundt omkring, fordi jeg ikke har fået lavet et godt system til at håndtere dem.

  • Helene
    april 26, 2013

    – evernote kan også bruges med scanneren., det var et godt tip.
    – dropbox har som freeware begrænset plads. evernote har månedlig gratis upload for free.
    Bare lidt orientering i tillæg. Hvis det kan være brugbart

  • fxk
    april 26, 2013

    Spiir er også et godt alternativ.

  • Malene Hald
    april 26, 2013

    En ekstern harddisk er aldrig nok til backup – min brændte af her til morgen, men har både backup i skyen på CrashPlan og bruger Dropbox 100 gbs plan (koster ikke alverden ift nemheden i det).

  • Lars Fischer
    maj 1, 2013

    Til dokumenter med lidt mere papir (breve osv) er en Doxie super. Scanner direkte til Dropbox, Evernote, osv. Brug evt sammen med EyeFi kort.

  • Tommy Holm Hansen
    maj 1, 2013

    Mht. Dropbox så husk at det primært er en synkroniseringstjeneste og ikke en backup tjeneste. Hvilket jeg selv har lært på den (næsten) hårde måde, da min harddisk fik en fejl som korrumperede en række filer som jeg ikke lige brugte til dagligt. Da jeg så skulle bruge en af dem kunne jeg ikke finde den da Dropbox opfattede den som slettet og synkroniserede denne ændring til alle devices. Dropbox opbevarer kun slettede filer i 30 dage. Godt jeg også tager backup på ekstern HDD af min Dropbox folder:-).

  • Mads
    maj 1, 2013

    Hvis man ikke kan få skarpe billeder med DocScanner, så er GeniusScan også et godt alternativ. (jeg kan dog ikke huske om der er Dropbox/Evernote integration) Men den går ind og laver en simpel behandling af billedet, så netop tekst på kvitteringer fremstår mere tydeligt.

  • Mads
    maj 2, 2013

    Det lyder som et super tip, men jeg kan ikke få det til at fungere. DocScanner crasher konstant på min iPhone (4s), det er ikke lykkedes mig at scanne et eneste dokument.

  • christiane
    maj 6, 2013

    Prøv med Piikki i stedet. Jeg har selv fundet ud af at den er meget bedre en DocScanner takket være et godt tip på Twitter!
    Christiane

  • Aarhusfacaderenovering.dk
    oktober 10, 2013

    interessant artikel, jeg vil helt sikkert gennemprøve ovenstående!

  • Randi
    november 5, 2013

    Tak for tip!
    Har en lille virksomhed og er elendig til det med bilag.

    Har nu brugt omkring 10 min på at sætte det op og det ser sørme ud som om det virker….må ud og købe noget på til virksomheden :-)

  • Søren
    november 11, 2013

    Kan man ikke scanne direkte til eBoks i stedet?
    Så har man jo alle sine elektroniske bilag og papirer samlet et sted.

  • Claus Levin
    februar 22, 2014

    Så smart har lige ordnet alle mine bilag for februar måned

  • Lars Groth-Rasmussen
    februar 22, 2014

    Vi bruger Turboscan app’en hos os, den har en crop funktion som fungere rigtigt godt, samt muligheden for at scanne flere sider ind i et dokument. Sidst men ikke mindst kan man se de tidligere dokumenter man har scannet ind, hvilket gør det nemt at gå tilbage og finde kviteringer, som man ikke lige fik sendt til Dropbox, hvis der var dårlig forbindelse.

  • Lars Fløche
    februar 24, 2014

    Smart smart. Den digitale skotøjsæske til boner. Du sparer turen hen til revisoren med æsken. Godt man ikke er assistenten hos revisoren.

  • Lars
    februar 24, 2014

    Meget undskylde for at jokke rundt i rosenbedet. Men jeg ser slet ikke det smarte ved forslaget – især fordi det bruges erhvervsmæssigt til taxibonner og andre bilag.
    Den nye generation økonomiprogrammer såsom E-conomics og Dinero indeholder en scannefuntion (Iphone, android etc.) der scanner bilaget ind. Det kan så bøgføres direkte på “3400 Rejseudgifter” eller revisoren som også har adgang til bilagene kan også gøre dette.

  • Kasper
    februar 2, 2015

    Nogen der ved hvordan forretninger har det med scannede kvitteringer? Findes der lovgivning om dette eller er det op til den enkelte forretning om de vil acceptere en ‘digital’ kvittering fra fx tøjkøb?

  • Agate
    maj 12, 2017

    SMUKT!!!! Det er nemt og det virker bare! Slut med bonner :D Nu skal jeg ud og finde en mega lækker og meget mindre pung ;-)

Hvad synes du?

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *