VERDENS (MÅSKE) BEDSTE DIGITALE TIP (GRATIS)

Af Christiane Vejlø

Jeg deler tit digitale tips som på den ene eller anden måde gør hverdagen nemmere. Jeg har især et tip, hvor reaktionen hver eneste gang er særlig positiv. Normalt noget i retningen af OK?, aha! og så -ej for fanden hvor er det fedt! Det vil jeg da også til at gøre. Vil du høre det tip?

Først lad os se på hvilket problem tippet løser. Kender du det med regninger, bon’er og alt muligt andet papir som bare hober sig op på køkkenbordet i bunker? Du ved du burde sortere og sætte i mapper. Især de ting som du ved du alligevel kommer til at samle til revisoren i sene nattetimer. Jeg har fundet frem til en genial løsning som fungerer perfekt. Det sparer mig tid, det får bunkerne væk, det sparer revisortimer, det holder styr på ting jeg gerne vil gemme og frem for alt så har jeg endelig den orden, som jeg altid har drømt om.

Og hvordan gør jeg så? Lad os sige jeg holder foredrag i Jylland og har en taxabon jeg vil gemme. Jeg har gjort det til en regel, at hver eneste gang jeg bruger mit firmakort holder jeg bon’en i hånden, indtil jeg har håndteret den. Det vil sige at jeg skanner den med det samme med en særlig skanne-app jeg har liggende på min mobil.

Gennem DocScan app’en kan jeg sende bon’en direkte i en Dropbox-mappe som min revisor har adgang til- og så kan jeg i princippet smide bon’en væk! (skat siger digitale papirer tæller lige så godt som analoge). Suverænt for en selvstændig erhvervsdrivende- og for alle jer andre.

Helt præcist sådan gør jeg:

1. Jeg har oprettet en Dropbox mappe til alle mine regnskaber. Min mappestruktur er som følgende: En mappe for hvert år. F.eks. REGNSKAB 2015- i den har jeg så en mappe for hvert kvartal. I hver af disse mapper har jeg så en IND og en UD mappe.

2. Jeg har også oprettet en Dropbox mappe til andre kategorier af papir. Skat, Forsikring, Pension, Regninger, børnetegninger ect.

3. Jeg har downloadet app’en DocScanner (opdatering: Bruger nu app’en Piikki som er endnu bedre end DocScanner). Så har jeg brugt et par minutter på at sætte den i forbindelse med min Dropbox. Jeg har nu muligheden for direkte at sende skannede dokumenter til den rette mappe i Dropbox’en. Det vil sige, at når jeg står med en bon i hånden skanner jeg den og vælger så hvilken mappe den skal lande i. Samtidig holder selve app’en overblik over samlede udgifter i forskellige kategorier som f.eks. transport, papirartikler, forplejning ect.

4. Sluttelig har jeg givet min revisor adgang til min Regnskabsmappe i Dropbox’en. (og min mand har adgang til mappen med skannede børnetegninger).

Jeg bruger det her trick til alt, jeg modtager med posten derhjemme. Resten har jeg allerede fået overført til eboks. Slut med papirsbunker. Orden på et øjeblik. Peace of mind tak! Jeg har andre ting at bruge mit liv på! Kan du bruge tippet? Eller har du måske selv et genialt digitalt tip selv? Så del det meget gerne i kommentarfeltet herunder.

Få flere tips til dit digitale liv i det ugentlige, gratis trendnyhedsbrev du får hvis du er Elektronista Insider.