Jeg elsker mit arbejdsliv med mange bolde i luften. I min hverdag prøver jeg at holde styr på en techblog, et radioprogram, bestyrelsesposter, rådgivning, foredrag, en webshop, alt for mange emails, et nyhedsbrev, et taskeprojekt i London og så selvfølgelig en masse aktivitet på sociale mediekanaler. Jeg holder meget af variationen i mit job, men det skal ikke være nogen hemmelighed, at jeg engang imellem ville ønske, der var mere end 24 timer i døgnet. Men hvordan fan får man det? Det gør man jo nok ikke, men til gengæld kan man måske blive bedre til at få mest ud af dem, man har, så man kan frigive tid til det, man bedst kan lide. Det handler grundlæggende om effektivitet.
Jeg har altid været fascineret af at “hacke” mig arbejdsliv. Finde små tricks og “hacks”, som kan gøre tingene nemmere. Jeg sparer en masse tid ved at skanne mine kvitteringer ind i Dinero som min revisor har adgang til. Jeg bruger GoodNotes på iPad med Apple pencil til at håndtere dokumenter og rapporter til bestyrelsesmøder. I Gmail har jeg slået funktionen “arkiver mail” til, så korrespondancen forsvinder, hver gang jeg har svaret en mail. Det bringer mig tættere på inbox zero (dog stadig et Sisyfos-projekt for mig). Jeg bruger telefonens mikrofon til at diktere lange mails og SMS’er, og så hører jeg ofte podcasts på halvanden hastighed for at nå at høre flere :-D
Nu har jeg faktisk også søgt lidt professionel hjælp til at blive endnu mere effektiv. Mange kender bestselleren Getting Things Done af David Allen. Men bogen er faktisk udgangspunkt for et helt system af gode tips til effektivitet. Og i den forbindelse er jeg stødt på Lars Rothschild Henriksen, der faktisk arbejder som rådgiver i produktivitet. Jeg har bedt Lars om at dele sine 5 bedste effektivitets-hacks. Og du får dem lige her! De virker!
5 veje til mere tid
Af Lars Rothschild Henriksen
1 Slå notifikationer fra
En simpel måde at blive mere effektiv på er at minimere afbrydelser. En af de største syndere er din telefon (vi ser i gennemsnit på vores telefon 110 gange hver dag) og din e-mail-indbakke (den gennemsnitlige arbejdsmail bliver læst 6 sekunder efter modtagelse). Uanset hvor du bliver afbrudt mest, så gør afbrydelser dig langsommere og du laver flere fejl. Slå derfor notifikationer (og andre forstyrrelser) fra så vidt muligt. Måske kan de blive på fx opkald og SMS’er? Så kan du tjekke mails og sociale medier, når du har lyst, fremfor når de synes, det er en god ide.
2 Få styr på dine mails
I Norge har vi statistik som viser, at hver mail bliver åbnet 12 gange – tydeligvis ikke effektivt! Derfor: Tjek kun mails, når du er færdig med en opgave. Se på den øverste mail – hvis det tager under 2 minutter at svare på den, så gør det med det samme. Ellers uddelegér eller læg den i en Action-mappe, som du kan svare på senere. Hvis du ikke skal svare på den, så arkiver eller slet med det samme – efterlad intet i indbakken. For mange er dette et meget vigtigt skridt på vejen til at blive mere produktive. (læs mere om at håndtere indbakken her).
3 Find hjælp hos Siri
Har du en iPhone, har du en fantastisk assistent i lommen – det er bare de færreste, der bruger den! Netop til simple påmindelser er den faktisk rigtig smart: Sig “Hej Siri, mind mig om at ringe til Jakob kl 17”, og så får du en påmindelse kl 17 med netop den besked. Eller endnu bedre: “Hej Siri, mind mig om når jeg kommer hjem, at jeg skal sætte vasken over”, og når du så er inden for 400 meter af dit hjem, så får du en reminder. Android har tilsvarende funktionalitet, smart til de simple engangs-påmindelser.
4 Find et godt program til noter og gode idéer
Hvis du bad mig om et enkelt råd, så er det at skrive tingene ned. Det kræver naturligvis, at man har et godt sted at skrive tingene ind i! Hvis du oftest er digital, så vil jeg anbefale dig at se lidt mere på enten Evernote eller OneNote – begge er gratis og rigtig gode værktøjer på hver deres måde.
5 Afhold et ugentligt personalemøde med dig selv
I løbet af din arbejdsuge kører du med fuld fart fremad. Mindst en gang om ugen bør du stoppe op og se det hele fra et højere perspektiv – arbejder jeg på de rigtige ting? Skal jeg sætte noget på pause, hvis jeg ikke har tid til det nu? Har vi misset noget i kalenderen i den forgangne uge, og hvordan ser de næste uger egentlig ud – er der noget, jeg skal forberede mig til? Opdatér dine lister med arbejdsopgaverne i denne Ugentlige Gennemgang, så du ikke spilder tiden på ubetydelige opgaver i løbet af ugen.
Med disse hacks vil du tydeligt kunne mærke en ændring i din produktivitet! Og hvis du vil gå skridtet videre, så er mit sidste råd et mere generelt hack: Hold op med at bruge dit hoved som huskeliste! Vi plejer gerne at sige, at “din hjerne er til for at få idéer, ikke til at gå og huske på dem”. Skriv i stedet tingene ned, når du bliver opmærksom på dem og tag dig efterfølgende af dem.
Lars Rothschild Henriksen er danmarks eneste certificerede Trainer i Getting Things Done og direktør i GTDnordic Danmark. Du kan læse mere i GTDnordic’s gratis e-bog om de 5 trin.
Del dine tanker?